ในวงจร PDCA คุณว่าขั้นตอนใดควรใช้เวลาให้มากที่สุด
P = Plan , D = Do , C = Check , A = Act
ระหว่างนายก. และนาย ข. ใครจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานมากกว่ากัน
การวางแผนจะช่วยให้เราสามารถเตรียมความพร้อมและป้องกันข้อผิดพลาด ความสูญเสีย และความสูญเปล่าในการทำงานได้ ถ้าการวางแผนงานไม่ดี เราอาจจะทำขั้นตอน Do ได้รวดเร็วกว่า แต่กลับจะต้องสูญเสีย เสียเวลาในการตรวจสอบและกลับมาแก้ไขข้อผิดพลาดมากขึ้น ทำให้ประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่จะได้ไม่เป็นไปตามแผนงาน ดังนั้น Do Right thing at the first time เป็นเรื่องที่ดีกว่า
จะเห็นว่าที่กล่าวมาแล้วทั้งหมดตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1- 16 เป็นขั้นตอนการ P และ เมื่อนำแผนไป D แล้ว ขั้นตอนที่ 17 เป็นขั้นตอนการ C และ A
ในที่นี้เราใช้ KPI เป็นตัว Check นอกจากนี้ ยังต้องประเมินถึง ผลที่ได้ (Outcome) ระยะเวลาคืนทุน ผลประโยชน์ทางธุรกิจที่จะได้รับด้วย
สรุปขั้นตอนการแปลงวิสัยทัศน์ไปสู่การปฏิบัติ เป็นดังนี้
1. กำหนดวิสัยทัศน์ คือ ทิศทางที่ผู้นำองค์กรต้องการพัฒนาให้เกิดขึ้นกับองค์กรในอนาคต เป็นการวางแผนระยะยาวขององค์กร ซึ่งควรมีการปรับเปลี่ยนประมาณ 5 ปี ต่อครั้ง แต่ปัจจุบัน อาจจะต้องมีการพิจารณาถี่มากขึ้น เพราะปัจจัยภายนอกเปลี่ยนแปลงรวดเร็วกว่าเดิม จึงต้องมีการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์เพื่อฉกฉวยโอกาส หรือ ขจัดอุปสรรคทีขวางกั้นองค์กร
2. กำหนดพันธกิจ คือ แนวทางในการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ เป็นการวางแผนในระยะสั้น ต้องมีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ ซึ่งควรมีการพิจารณาทบทวนประมาณ 3 ปีต่อครั้ง หรืออาจจะปีละ 1 ครั้ง เพื่อใช้ในการสร้างกลยุทธ์ขององค์กร
3. กำหนดค่านิยม คือ นิสัยที่องค์กรต้องการสร้างให้พนักงานทุกคนในองค์กรปฏิบัติ เพื่อสนับสนุนวิสัยทัศน์ขององค์กร
กำหนดปรัชญา คือ เจตนารมณ์ในการก่อตั้งองค์กร
4. กำหนดวัตถุประสงค์ คือ การกำหนดสิ่งที่คาดว่าจะได้รับจากพันธกิจ เพื่อให้ใช้เป็นแนวทางในการกำหนดเป้าหมาย
5. วิเคราะห์ปัจจัยภายใน / ภายนอก และความพึงพอใจของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ซึ่งจะมีผลต่อองค์กรแล้วหามาตรการหรือกลยุทธ์ในการฉกฉวยโอกาสหรือป้องกันอุปสรรคที่จะขัดขวางองค์กร อาจจะต้องมีการพิจารณาทุกปีเช่นกัน
6. กำหนดเป้าหมาย คือ ตัววัดและเกณฑ์ที่องค์กรต้องการจะไปให้ถึง ซึ่งต้องกำหนดให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และ กำหนดเป็นตัวเลข จะใช้วิธีการกำหนดเป็นเป้าหมายประจำปี หรือ ตั้งเป้าหมายล่วงหน้าเป็นระยะเวลา 3 ปี แล้วแบ่งเป้าหมายนั้นออกมาเป็นเป้าหมายประจำปีจะยิ่งดีมากขึ้น จากนั้นกำหนดกลยุทธ์ประจำเป้าหมายแต่ละเรื่องขึ้นมา
จัดประเภทของเป้าหมายเป็น 4 ด้านตาม Balance scorecard รวมทั้งด้านสิ่งแวดล้อม แล้วทำการคัดเลือกกลยุทธ์ของแต่ละด้าน
นอกจากนี้ เป้าหมายประจำปีควรมีการพิจารณากันใหม่ทุกปี เพื่อปรับเป้าหมายให้สูงขั้นเรื่อย ๆ หลังจากที่มีการประเมินผลการปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการของแต่ละปีแล้ว
7. จัดทำแผนกลยุทธ์ ระดับองค์กร ระดับธุรกิจ ควรทำการพิจารณาใหม่ทุกปีเช่นกัน
8. จัดทำแผนปฏิบัติการของแต่ละฝ่าย แล้วทำการติดตามผล ซึ่งควรจะมีการพิจารณากันทุกไตรมาส
จะเห็นว่าเมือผ่านขั้นตอนเหล่านี้มาแล้วเราจะได้แผนกลยุทธ์ที่ทำหน้าที่แปลงวิสัยทัศน์ของผู้นำมาสู่การปฏิบัติจริง ซึ่งจะทำให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) ตามทิศทางที่ผู้นำกำหนด และเป็นข้อกำหนดข้อหนึ่งในระบบบริหารคุณภาพที่สำคัญ เช่น ISO 9000 , TQM , TQA ซึ่งต่างก็มีหลักการในการวางแผนกลยุทธ์คล้ายคลึงกัน แต่มีเทคนิคและวิธีการแตกต่างกันไป เทคนิคการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่กล่าวมาแล้วแล้วนี้เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น
หน้าที่ของผู้นำที่สำคัญ คือ ต้องรับรู้ข่าวสารทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กรแล้วสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ เพื่อชี้ทิศทางและนำพาองค์กรให้เจริญก้าวหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง ดังนั้นผู้นำต้องมีสายตากว้างไกล ซึ่งเป็นที่มาของคำว่าวิสัยทัศน์
ผู้นำของประเทศเวียตนาม ประกาศเป้าหมายจะพัฒนาประเทศไปสู่ประเทศอุตสาหกรรมภายในเวลา 13 ปีนับต่อจากปีนี้ไป เขาต้องการจะมีสนามบินประจำชาติที่ใหญ่กว่าสนามบินสุวรรณภูมิ ซึ่งเป็นเป้าหมายที่ท้าทายมากและเป็นไปได้
วิสัยทัศน์ของผู้นำเวียตนามครั้งนี้ ก่อให้เกิดความตื่นตัวของนักลงทุนต่างชาติ แห่กันเข้าไปจับจองลงทุนในประเทศนี้ เพื่อฉกฉวยโอกาส ใครเข้าไปก่อนได้เปรียบกว่า
สิ่งที่เวียตนามคาดว่าจะได้รับ คือ เทคโนโลยีและความรู้ทางด้านอุตสาหกรรมที่ต่างชาติจะต้องถ่ายทอดให้พวกเขา และเขากำลังจะเจริญรอยตาม ไต้หวัน ญี่ปุ่น เกาหลีใต้
เมื่อไม่นานมานี้ ได้อ่านข่าวเกี่ยวกับการตรวจพับบาร์ที่เปิดเกินเวลาในเวียตนาม และมีนักเที่ยววัยรุ่นจำนวนมากที่ตรวจพบสารเสพติด ทำให้ได้ข้อคิดเตือนใจว่า “ การพัฒนาทางด้านวัตถุควรควบคู่ไปกับการพัฒนาทางด้านจิตใจเสมอ”
